TABLE LOOK UP DALAM PEMAKAIAN 

Tabel Look Up adalah sebuah table yang memuat daftar alternatif pemecahan.
Table Lookup ini dapat berbentuk Vertikal atau Horisontal. Untuk table Lookup yang berbentuk vertical, judul masing-masing kelompok alternatif jawaban ditempatkan pada baris paling atas, sedangkan untuk table Lookup yang berbentuk horizontal, maka judul-judul pada masing-masing kelompok alternatif jawaban ditempatkan pada kelompok paling kiri.

MENDEFINISIKAN NAMA RANGE

Untuk memudahkan di dalam pembacaan suatu table, sebaiknya table Lookup diberi nama range agar mudah di dalam penulisannya. Untuk memberi nama range pada table Lookup, ikuti langkah sebagai berikut :

a. Seleksi sel atau range yang akan diberi nama, missal A2:B5
b. Klik tab Formulas
c. Pada kelompok Defined Names, klik tool Define Name
d. Pada kotak isian Name, ketik nama range-nya, misal TABEL
e. Pada tombol pilihan Scope, pilih Workbook atau sheet
f.  Klik tombol OK

Atau cara lain :

a. Seleksi atau range table yang akan diberi nama
b. Klik tombol panah bawah pada Name Box disebelah kiri baris formula.
c. Ketik nama range tabelnya, lalu tekan tombol ENTER

VLOOKUP termasuk kedalam salah satu fungsi yang paling banyak digunakan dalam aplikasi Excel. Sesuai dengan nama dasarnya yaitu lookup yang bisa diartikan melihat atau mencari, maka fungsi ini akan menghasilkan suatu formula untukmengisi data pada tabel berdasarkan data pada tabel lainnya atau tabel referensi tertentu dengan menggunakan suatu nilai kunci yang spesifik. Awalan huruf V didepan kata lookup merupakan singkatan dari kata Vertical. Istilah vertical ini merujuk pada bentuk tabel referensi yang digunakan, dimana judul kolomnya terletak dibagian atas dan data-datanya tersusun kebawah secara vertikal. Contoh sebuah tabel vertical ini bisa dilihat pada gambar berikut ini.

Aturan penulisan VLOOKUP mungkin bisa dibilang agak rumit bagi yang baru saja mempelajari penggunaan formula pada Excel. Namun jika sudah terbiasa, aturan ini sebetulnya bisa dibilang sederhana, yaitu:

=VLOOKUP(nilai_kunci;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)

Penjelasan aturan penulisan tersebut sebagai berikut:

• nilai_kunci: Adalah nilai yang dijadikan acuan untuk membaca tabel referensi. Nilai ini harus ada baik pada tabel yang akan diisi maupun pada tabel referensi.
• range_tabel_referensi: Adalah range dari tabel yang berisikan data referensi untuk mengisi hasil yang diharapkan. Pastikan bahwa range yang Anda pilih tidak menyertakan judul kolomnya.
• no_index-kolom: Adalah nomor urut data dalam tabel referensi yang akan dituliskan hasilnya. Dimulai dari kolom paling kiri pada tabel referensi tersebut dengan nomor index 1, dan seterusnya.
• tipe_data: Ada 2 jenis tipe data yaitu TRUE dan FALSE. Nilai TRUE Anda gunakan jika nilai datanya tidak pastiatau berada pada range tertentu dan nilai FALSE Anda gunakan jika nilai data berharga pasti.

Agar lebih jelas bagaimana cara menggunakan fungsi VLOOKUP ini, perhatikan contoh berikut ini.

Pada contoh tersebut terdapat 2 buah tabel. Data pada tabel Laporan Penjualan jelas akan selalu bertambah tiap harinya. Setiap kali ada pembeli maka Anda tinggal mengisikan data tanggal, nama pembeli serta kode voucher-nya. Sementara data Voucher serta Harga akan terisi secara otomatis tiap kali Anda mengisikan data pada kolom Kode. Pengisian data secara otomatis ini bisa dicapai dengan melihat tabel referensi yaitu tabel Stok Gudang dan tentunya dengan menggunakan formula VLOOKUP.

Langkah pertama akan diisi dahulu data pada tabel Voucher yaitu data pada sel E12. Untuk mempermudah pembahasan, aturan penulisan VLOOKUP kembali dituliskan sebagai berikut:

E12=VLOOKUP(nilai_kunci;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)

nilai_kunci yang digunakan adalah data pada kolom Kode dalam tabel Laporan Penjualan, yaitu sel D12. Alasannya karena Voucher akan bisa terisi dengan bersandar pada data dalam kolom Kode tersebut.

Dengan demikian formulanya menjadi:

E12=VLOOKUP(D12;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)

Kemudian range_tabel_referensi jelas adalah range data pada tabel Stok Gudang yaitu B4:D7.

Dengan demikian formulanya menjadi:

E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;no_index_kolom;tipe_data)

no_index_kolom Anda tentukan dengan melihat didalam range_tabel_referensi. Dalam hal ini Anda akan mengisi data pada kolom Voucher maka Anda lihat data untuk Voucher tersebut didalam range_tabel_referensi berada pada kolom keberapa?

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa data yang akan diambil berada pada kolom ke-2, maka no_index_kolom yang digunakan adalah 2. Dengan demikian formulanya menjadi:

E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;2;tipe_data)

Yang terakhir adalah tipe_data. Disini yang akan digunakan adalah FALSE. Penjelasannya adalah karena data tersebut bersifat pasti, misalnya kode S sudah pasti untuk Simpati, kode E sudah pasti untuk Esia, dan demikian seterusnya. Dengan demikian formula lengkap untuk mengisi data pada kolom Voucher tersebut adalah:

E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;2;FALSE)

Untuk mengisi data pada sel selanjutnya yaitu sel E13 dan E14 seperti biasanya Anda dapat menggunakan Auto Fill. Namun perhatikan bahwa tabel referensi yang menjadi acuan memiliki range alamat sel yang statis alias tetap. Oleh karenanya, sebelum Anda menjalankan proses Auto Fill maka Anda harus mengunci terlebih dahulu range tabel referensi tersebut agar menjadi sel yang absolut. Hingga formulanya akan menjadi:

E12=VLOOKUP(D12;$B$4:$D$7;2;FALSE) 

Dan proses Auto Fill kini dapat dijalankan untuk mengisi data pada sel-sel berikutnya.

Berikutnya, bagaimana mengisi data pada kolom Harga yaitu sel F12 hingga F14? Formula yang digunakan tentunya tetap sama hanya saja no_index_kolom yang berbeda yaitu 3 karena data yang akan diisikan diambil dari kolom ke-3 pada tabel referensi.

Dan berikut ini formula yang digunakan setelah menggunakan sel absolut untuk range tabel referensinya.

F12=VLOOKUP(D12;$B$4:$D$7;3;FALSE)

Pada contoh diatas Anda telah melihat penggunaan tipe data FALSE yaitu tipe data yang pasti. Untuk tipe data TRUEaturan penulisan formula-nya tetap sama, hanya saja data yang akan diisikan adalah data yang tidak pasti atau berada pada range tertentu. Contoh untuk penggunaan tipe data TRUE ini bisa dilihat pada tabel berikut ini.

Anda harus mengisikan formula VLOOKUP pada kolom Nilai dalam tabel Daftar Nilai Siswa, yaitu sel E13 hingga selE15. Nilai yang akan diisikan tersebut mengacu pada range tertentu dalam tabel referensi, yaitu:

• Nilai E: Score 0 s/d 39
• Nilai D: Score 40 s/d 59
• Nilai C: Score 60 s/d 79
• Nilai B: Score 80 s/d 89
• Nilai A: Score 90 s/d 59

Kondisi ini jelas menggambarkan sebuah data yang tidak pasti oleh karenanya tipe data yang digunakan adalah TRUE. Dan formula akhir yang digunakan adalah sebagai berikut.

=VLOOKUP(D13;$B$4:$C$8;2;TRUE)

Yang harus Anda perhatikan untuk tipe data TRUE ini adalah urutan data pada tabel referensi harus menaik atau tersusun dari data terkecil hingga data terbesar.

HLOOKUP adalah varian lain dari fungsi VLOOKUP yang telah dibahas pada artikel sebelumnya. Kegunaannya juga sama yaitu untuk mengisi data pada tabel berdasarkan data pada tabel lainnya atau tabel referensi tertentu dengan menggunakan suatu nilai kunci yang spesifik. Perbedaannya dengan VLOOKUP ditunjukan oleh awalan huruf H yang berarti Horizontal, artinya tabel referensi yang digunakan berbentuk horisontal, dimana judul kolomnya terletak dibagian kiri dan data-datanya tersusun kekanan dalam arah horisontal. Contoh sebuah tabel horisontal bisa dilihat pada gambar berikut ini.

Aturan penulisan HLOOKUP juga sama dengan VLOOKUP, namun ada sedikit perbedaan yaitu pada no index-nya. Jika pada VLOOKUP no index mengacu kepada kolom (no_index_kolom) maka pada HLOOKUP mengacu pada baris (no_index_baris), hal ini dikarenakan datanya yang memang tersusun dalam suatu baris.

Berikut ini aturan penulisannya:

=HLOOKUP(nilai_kunci;range_tabel_referensi;no_index_baris;tipe_data)

Penjelasan aturan penulisan tersebut sebagai berikut:

• nilai_kunci: Adalah nilai yang dijadikan acuan untuk membaca tabel referensi. Nilai ini harus ada baik pada tabel yang akan diisi maupun pada tabel referensi.
• range_tabel_referensi: Adalah range dari tabel yang berisikan data referensi untuk mengisi hasil yang diharapkan. Pastikan bahwa range yang Anda pilih tidak menyertakan judul barisnya.
• no_index_baris: Adalah nomor urut data dalam tabel referensi yang akan dituliskan hasilnya. Dimulai dari baris paling atas pada tabel referensi tersebut dengan nomor index 1, dan seterusnya.
• tipe_data: Ada 2 jenis tipe data yaitu TRUE dan FALSE. Nilai TRUE Anda gunakan jika nilai datanya tidak pasti atau berada pada range tertentu dan nilai FALSE Anda gunakan jika nilai data berharga pasti.

Sebagai contoh untuk penggunaan HLOOKUP ini, perhatikan tabel berikut.

Pada sel C8 dalam tabel Cek Stok, digunakan formula HLOOKUP agar jika Anda ketikan nama Produk pada sel B8 maka otomatis ditampilkan jumlah Stok yang tersedia dengan mengacu pada tabel referensi Stok Gudang. Dengan demikian maka formula yang digunakan adalah sebagai berikut.

C8=HLOOKUP(B8;C3:E4;2;FALSE)

Penjelasan dari formula tersebut adalah:

• B8 adalah nilai_kunci yang digunakan karena jumlah Stok akan ditampilkan jika nama Produk dalam sel B8tersebut diisi.
• C3:E4 adalah range_tabel_referensi yang digunakan sebagai acuan pengisian jumlah Stok pada tabel Cek Stok.
• no_index_baris adalah 2 karena yang akan dituliskan pada tabel Cek Stok diambil dari baris kedua padarange_tabel_referensi.
• Tipe data yang digunakan adalah FALSE karena datanya bersifat pasti.

Dalam contoh ini tidak digunakan Sel Absolut karena data-nya hanya satu hingga tidak perlu melakukan proses Auto Fill.